Mindre tung administration og bedre overblik. Det var ønsket, da Farsø Efterskole skiftede administrative systemer. I dag oplever skolen en mere sammenhængende hverdag med Zenbi, UVskole og DSA-Løn.
På Farsø Efterskole handler hverdagen om at skabe gode rammer for unge med læse- og stavevanskeligheder. Som ordblindefterskole kombinerer skolen målrettet støtte med alt det, der hører efterskolelivet til: rejser, linjefag, valgfag og et stærkt fællesskab.
Bag kulisserne skal planlægning, løn og administration også fungere. Men skolens daværende administrative system oplevedes som tungt og gammeldags. Derfor begyndte ledelsen at se efter en løsning, der kunne gøre arbejdet lettere.
Et møde blev starten på skiftet
På et IT-Efterskoletræf hos KMD/UVdata og Zenbi blev daværende forstander Anette Hermansen Smed og sekretær Laila Hjort Hougaard præsenteret for samspillet mellem UVskole, DSA-Løn og Zenbi.
Her så de mulighederne i en løsning, hvor systemerne arbejder sammen. For Farsø Efterskole var det afgørende, at medarbejderne kunne slippe for at bruge tid på at flytte data mellem forskellige systemer. Mødet gav dem tillid til løsningen og blev afsættet for beslutningen om at skifte.
En tryg overgang med kompetent hjælp
Et systemskifte kræver tid og forberedelse. Det gjorde det også på Farsø Efterskole. Alligevel beskriver Anette og Laila implementeringen som en tryg og givende proces. Laila fremhæver især hjælpen undervejs:
“Konsulenten man får fra UVskole er meget kompetent og ved hvad de snakker om og har styr på tingene. Så man er i rigtig, rigtig trygge hænder når man skal skifte over.”
Laila Hjort Hougaard, sekretær på Farsø Efterskole
Den kompetente støtte betød, at både ledelse og administration følte sig godt hjulpet gennem overgangen.
Bedre overblik over lærernes arbejdstid
Med Zenbi er planlægningen af lærernes arbejdstid blevet mere overskuelig. Ledelsen kan nemt lægge timer ind, og lærerne får en tydelig visning af deres arbejdstid – både kronologisk og som et samlet overblik.
Det giver et fælles udgangspunkt for planlægningen og gør det lettere at finde rundt i, hvordan arbejdstiden er fordelt.
Lettere fakturering i det daglige
Også i administrationen mærker Farsø Efterskole en forskel. Laila kendte allerede DSA-Løn fra tidligere og var derfor tryg ved lønsystemet. I UVskole er det især faktureringen, hun fremhæver som en stor tidsbesparelse.
Det er blevet enkelt at sende fakturaer ud, og hun ser muligheder for at forkorte flere arbejdsgange, efterhånden som hun lærer systemet bedre at kende. For skolen ligger værdien dermed både i de forbedringer, medarbejderne mærker med det samme, og i mulighederne for løbende at gøre administrationen lettere.
Når systemerne taler sammen
Et vigtigt ønske med skiftet var at få sammenhæng mellem systemerne. Integrationen mellem Zenbi og UVskole betyder, at stamdata om elever, forældre og ansatte opdateres på tværs af de to systemer. Det mindsker behovet for manuelt at flytte oplysninger og vedligeholde de samme data flere steder.
På Farsø Efterskole bidrager samspillet mellem løsningerne til en enklere og mere sammenhængende arbejdsdag.
“Vi har ikke fortrudt det”
For Farsø Efterskole har skiftet været et løft af den administrative hverdag. Ledelsen har fået bedre overblik, og administrationen oplever lettere arbejdsgange. Laila opsummerer erfaringen sådan:
“Det er et kanont skifte – vi har ikke fortrudt det.”
Laila Hjort Hougaard, sekretær på Farsø Efterskole
Se Farsø Efterskoles historie
I videoen fortæller Anette Hermansen Smed og Laila Hjort Hougaard om beslutningen, overgangen og den forskel, Zenbi, UVskole og DSA-Løn har gjort i deres hverdag.
Vil I også have en nemmere hverdag på jeres skole?
Hos Zenbi hjælper vi skoler med at skabe overblik over arbejdstid og planlægning. Kontakt os og hør mere om mulighederne for jeres skole.
Læs også: Hvorfor vælger skoler Zenbi?