Skolens Maskinrum #2 – Kunderejsen på en efterskole

Tilmeld dig nyhedsbrevet på LinkedIn

For mange skoler er der ikke bare én måde, man bliver elev på. Det er en rejse, der starter år før skolestarten. Måske med et klik på Instagram. En snak med en ven. En mor, der bestiller plads til en rundvisning. En teenager, der øver salto og drømmer om at springe i et springcenter. Det er ikke bare en beslutning – det er en proces. Altså faktisk en længere proces.

Udviklingen på mange efterskoler viser at familier skriver sig op flere og flere steder for at kunne “vælge” det rigtig sted. De sidste mange år har opskrivningen ligget på omkring 3,4 efterskole pr. familie. Og jo flere elever og familier, der skriver sig tidligere og tidligere op, så bliver det vigtigere med overblikket. Ellers risikerer man, at:

• • Man mister overblikket over ventelisten
  • Elever/forældre ikke får besked i tide
  • Mailadresser og andre kontaktoplysninger er forkerte
  • Pladser går tabt
  • Familierne oplever usikkerhed i processen

Fra interesse til samtale, fra tilmelding til efterskoleophold

Hos Zenbi ser vi, at mange efterskoler arbejder med en langstrakt kunderejse. Nogle elever er på besøg 4-6 år før skolestart. Nogle skriver sig op tidligt, men venter i måneder – ja, nogle gange år – på at få en plads.

Derfor handler det ikke bare om at få en tilmelding i hus. Det handler om at holde kontakten hele vejen. Det er vigtig, når en elev tilmelder sig at man holder løbende kontakt også selv om skolestarten først er om flere år:

• • Sende mails i rette tid
  • Sende invitationer til arrangementer og besøg
  • Have styr på underskrifter
  • Sikre god kommunikation mellem elev, forældre og skolen
  • Skabe en oplevelse af tryghed, så familien føler sig velkommen

Det er også vigtigt at der kun bliver samlet information ind som er nødvendig på tidspunktet af tilmeldingen. Det giver måske ikke mening at samle elever og forældrenes cpr. nr. ind seks år før skolestart, da sekretæren først skal bruge det til at sende statsstøtteskemaer ud.

Eksempel: Kunderejsen på Sorø Gymnastikefterskole

Sorø Gymnastikefterskole har arbejdet med at kortlægge og strukturere hele deres kunderejse – fra det første klik til gensynsdag som tidligere elev. Her ses:

• • • Hvilke touchpoints eleven og familien møder
    • Hvilke kanaler og medier der bruges
    • Hvor der opstår særlige udfordringer
    • Hvordan skolens egne arbejdsgange kan optimeres

Det giver ikke bare bedre kommunikation – det giver også bedre intern koordinering på skolen, når alle på kontoret kender faserne. For at fylde et efterskolehold på 210 elever, så skal Sorø Gymnastikefterskole bruger mere end det dobbelt antal elever på en en årgang. Det er pga. afmeldinger, da det kan være eleven ikke laver gymnastik mere, ikke ønske at komme på efterskole eller eleven får sin første “prioritet” på en anden efterskole.

Én skole, mange kunderejser

Der er ikke én rigtig kunderejse. Men der er mange gode grunde til at få kigget på jeres skoles. For i sidste ende handler det om at give nye elever en god start – allerede længe før de møder ind på første skoledag.

Hvordan holder man styr på det hele? Det kræver, at administrations-systemerne spiller sammen. I Zenbi arbejder vi med API’er som ved integration forbinder flere systemer og sikrer, at data flyder gnidningsfrit mellem dem. Det er vigtigt at systemerne kan give mulighed for at automatisere arbejdsgange og øge effektiviteten i den daglige drift. I Zenbi tænker vi at systemerne skal gøre det let at:

• • • Lave en tilmelding/opskrivning med kun den nødvendige data
    • Ventelister skal kunne administreres og let holdes ajour
    • Mails (kommunikationen) skal kunne tilpasses og automatiseres
    • Pladser skal kunne accepteres og/eller flyttes frem eller tilbage mellem årene
    • Persondata skal være sikkert og i orden

Nyt tilmeldingssystem på vej!

I Zenbi-platformen skal vores tilmeldingssystem være med til at løfte opgaven – ikke kun som database, men som en aktiv del af kommunikationen med kommende elever og deres familier.

Vi arbejder på et nyt tilmeldingsmodul, der skal gøre det lettere at håndtere alt fra opskrivninger og ventelister til den løbende kontakt med interesserede familier.

Vi ved, at skoler bruger forskellige løsninger, og at fleksibilitet er afgørende i hverdagen. Derfor bygger vi systemet, så det både kan stå alene og spille sammen med andre platforme.

Nogle skoler bruger f.eks. UVskole, som samler elevadministration og økonomi i ét system – her er ventelister, kommende skoleår og økonomidata allerede en del af arbejdsgangene. Andre benytter YoungCRM til digital tilmelding, eventhåndtering og målrettet kommunikation.

Uanset om man bruger Zenbis eget tilmeldingsmodul, UVskole eller YoungCRM, handler det om det samme: at skabe struktur, automatisere arbejdsgange og sikre en tryg oplevelse for både skolen og familierne.

Med vores åbne API’er sørger vi for, at data flyder gnidningsfrit mellem systemerne – så skolen altid har overblikket, og eleven føler sig set, hørt og guidet hele vejen.

UVskole – elevadministration og økonomi samlet ét sted

• • Ventelister og kommende skoleår: Elever kan overføres direkte til elevadministration, og skolen får et solidt overblik i god tid.
  • Automatisering og integration: UVskole automatiserer komplekse og tidskrævende administrative processer, hvilket sparer tid og ressourcer.
  • Eksamen og planlægning: Støtter oprettelse af prøvehold og skolens kommende år.
  • Elevøkonomi og bogholderi: Samler finans og debitorstyring med mulighed for automatisk søskendemoderation og netbankintegration.

UVskole og Zenbi supplerer hinanden godt, når det gælder overblik og arbejdsgange – og integration mellem systemerne betyder færre manuelle processer og mindre risiko for fejl.

YoungCRM – en komplet tilmeldingsløsning

• • Digital tilmelding: Let at opsætte og integrere med skolens hjemmeside, og minimerer risikoen for mistede tilmeldinger.
  • Automatiske flows og påmindelser: Gør det muligt at segmentere og kommunikere målrettet til f.eks. tilmeldte, interesserede og ventelisteelever.
  • Event- og camphåndtering, betaling og livechat: Alt samlet ét sted – og Zenbi trækker dataen videre ind i skolens dagligdag.

Hvis jeres skole allerede bruger YoungCRM til events og rekruttering, kan I hurtigt komme i gang med tilmeldingsmodulet – og Zenbi sikrer, at oplysningerne følger eleven fra første klik til første skoledag.

Zenbi Tilmelding – samler opskrivninger, ventelister og kurser

• • Fleksible formularer: Opret og tilpas tilmeldinger trin for trin – fra grundlæggende elevoplysninger til linjevalg og forældreinfo. Formularerne kan designes med skolens eget logo, banner og farver.
  • Overblik og struktur: Alle tilmeldinger organiseres automatisk i flows og segmenter, så I altid har styr på optag, ventelister og korte kurser.
  • Sammenhængende data: Alle oplysninger lagres korrekt fra start og binder elever og forældre sammen i ét samlet kartotek.

Med Zenbi Tilmelding får skolen et samlet system, der gør det enkelt at håndtere hele processen – fra den første opskrivning til den endelige optagelse. Alt er samlet ét sted, så både skolen og familierne oplever en tryg og overskuelig tilmeldingsproces. Tilmeldingsmodulet er stadigvæk i opbygningsfasen.

Se billeder af Zenbi-tilmeldingen herunder: